Định dạng phong bì A4

1. Viết địa chỉ người nhận vào dòng đầu tiên của phong bì. Viết gọn gàng, rõ ràng, gồm tỉnh, thành phố, quận, huyện, đường phố, số nhà. Nếu viết cho khu vực nông thôn thì phải ghi cả thị trấn và làng. Góc trên bên trái của phong bì có sáu hình vuông; điền mã bưu chính của người nhận vào các ô vuông này.

2. Viết tên người nhận vào dòng thứ hai của phong bì. Tùy thuộc vào trạng thái của người nhận, bạn có thể viết "Đồng chí" hoặc "Ông/Bà". theo tên của họ. Tránh sử dụng tiêu đề ở đây; ví dụ: "Ông nội" là không phù hợp.

3. Viết địa chỉ và tên người gửi vào dòng thứ ba của phong bì. Điền mã bưu chính của người gửi vào góc dưới bên phải của phong bì. Trong trường hợp giao hàng gặp khó khăn, bưu điện có thể sử dụng thông tin này để nhanh chóng trả lại thư cho người gửi.

4. Vùng cách mép phải từ 55mm đến 160mm và cách mép dưới phía trước mặt trước phong bì dưới 20mm là vùng in mã vạch. Không viết hoặc ký vào khu vực này để tránh ảnh hưởng đến việc giao hàng.

5. Không dùng bút chì viết lên phong bì để tránh khó đọc; không bao giờ sử dụng bút đỏ vì điều này được coi là bất lịch sự.

6. Đối với thư ủy thác cho người khác chuyển phát thì ngoài phong bì ghi "giao tận tay" hoặc "vui lòng giao". Ở nửa sau dòng thứ ba của phong bì ghi "Được ủy thác bởi ×××" hoặc "Được ủy thác bởi ×××".